Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, imposant aux entreprises de nouvelles obligations en matière de collecte, traitement et conservation des données personnelles. Pour s’assurer du respect de cette régulation, les organisations doivent mettre en place un ensemble d’outils adaptés à leurs besoins spécifiques et assurer la formation adéquate de leur personnel. Découvrez dans cet article les instruments clés pour vous aider à rendre votre entreprise conforme au RGPD.
La nomination d’un Délégué à la protection des données (DPO)
Le premier outil à envisager pour garantir la conformité au RGPD est la nomination d’un Délégué à la protection des données ou Data Protection Officer (DPO). Ce professionnel doit avoir une expertise en matière de législation et de pratiques de protection des données personnelles. Il est chargé de superviser la mise en œuvre et le suivi des actions RGPD au sein de l’entreprise et veiller à ce que toutes les dispositions soient correctement appliquées.
Les missions du DPO
- Informer et conseiller l’organisme et ses employés en matière de protection des données;
- Faire respecter les exigences légales et règlementaires liées au RGPD;
- Mener des audits internes afin d’évaluer la conformité des traitements de données;
- Gérer les réclamations des personnes concernées et être leur point de contact;
- Collaborer avec les autorités de contrôle en cas d’inspection.
L’élaboration du registre des traitements
Le RGPD impose aux entreprises de tenir un registre des traitements de données personnelles. Ce document doit recenser l’ensemble des activités de traitement effectuées par la société. Il permet au DPO de disposer d’une vue globale sur la gestion des données au sein de l’organisation et d’identifier les éventuelles failles dans la conformité.
Les informations contenues dans le registre
- La désignation précise de chaque traitement (finalité, base légale, etc.);
- Les catégories de données traitées et les personnes concernées;
- Les destinataires des données, y compris les sous-traitants;
L’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)
Afin de détecter les risques potentiels liés au traitement des données personnelles, le RGPD stipule que les entreprises doivent réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). Cette étude consiste à évaluer les conséquences du traitement envisagé ou en cours sur la vie privée des personnes concernées.
Les objectifs de l’AIPD
- Identifier les traitements nécessitant une AIPD;
- Evaluer les risques générés par les traitements et déterminer leur niveau;
- Proposer des mesures pour réduire ces risques;
La mise en place d’une politique de conservation et de suppression des données
Le RGPD contraint les entreprises à déterminer une durée de conservation pour chaque traitement de données personnelles réalisé. Cette durée doit être justifiée au regard de la finalité du traitement, du type de données concernées et des obligations légales éventuelles. En outre, une fois cette durée expirée, les organisations sont tenues de supprimer ou anonymiser les données collectées.
Les éléments clés d’une politique de conservation
- Définir les durées de conservation en fonction de la finalité des traitements;
- Mettre en place un calendrier de suppression régulière des données;
- Gérer les demandes de rectification et de suppression venant des personnes concernées.
La formation et la sensibilisation du personnel
Afin d’assurer le respect du RGPD, il est essentiel que l’ensemble du personnel, y compris les dirigeants, soit formé et conscientisé aux enjeux de la protection des données. Les employés doivent connaître leurs obligations et responsabilités lorsque qu’ils manipulent des données personnelles.
Les thèmes abordés lors de formations RGPD
- Les principes fondamentaux du RGPD;
- Les droits des personnes concernées;
- Les mesures de sécurité à mettre en œuvre;
En conclusion, pour assurer la conformité RGPD de votre entreprise, il est nécessaire de mettre en place un ensemble d’outils et de formations adaptés. La nomination d’un DPO, l’élaboration du registre des traitements, l’AIPD, la politique de conservation et la sensibilisation du personnel sont autant de démarches essentielles pour vous guider dans cette voie.