Le Data mapping : Importance et outils pour la conformité RGPD

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Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, bouleversant ainsi les pratiques de traitement et de gestion des informations personnelles. Parmi les nombreux changements qu’il a apportés, la notion de cartographie des données (data mapping) figure au cœur du dispositif légal visant à renforcer la protection des données des citoyens européens.

Pourquoi la cartographie des données est-elle cruciale dans le cadre du RGPD ?

Afin de garantir la conformité avec le RGPD, il est indispensable de bien comprendre où et comment sont stockées et traitées les données personnelles. C’est là qu’intervient la cartographie des données. Elle permet d’identifier l’ensemble des processus impliqués dans le traitement des informations, de leur collecte jusqu’à leur suppression, en passant par leur stockage et leur transfert.

Un data mapping réussi offre plusieurs avantages :

  • Efficacité opérationnelle : une meilleure compréhension des flux de données facilite l’identification des risques potentiels et des moyens de les atténuer;
  • Démonstration de la conformité : la cartographie des données aide à prouver que votre entreprise ou organisme respecte le RGPD;
  • Identification des opportunités : en identifiant les processus de traitement nécessaires, il est possible d’optimiser la valeur créée par les données;
  • Amélioration de la gouvernance des données : en identifiant clairement les responsabilités liées à la gestion des informations personnelles.

Les étapes clés pour réaliser une cartographie des données

Bien que le processus de cartographie puisse être complexe, suivre ces étapes aidera à construire une représentation précise et utile des flux de données au sein d’une entreprise ou d’un organisme :

1. Identifier les catégories de données

Il convient d’abord de déterminer quelles sont les différentes catégories de données personnelles concernées par les traitements (ex : coordonnées, données bancaires, etc.). De plus, il est essentiel d’établir un inventaire complet des actifs numériques qui contiennent des données personnelles, tels que les serveurs, les bases de données et les applications.

2. Repérer les sources de collecte des données

Dans cette étape, il faut documenter les points d’entrée des données personnelles dans l’écosystème informatique, qu’il s’agisse de formulaires en ligne, de bornes interactives, d’applications mobiles, d’échanges téléphoniques, etc.

3. Tracer les flux de données

En répertoriant les différents chemins empruntés par les informations personnelles depuis leur collecte jusqu’à leur suppression, on met en évidence les zones sensibles nécessitant une attention particulière. Il est important d’identifier les transferts de données vers des prestataires externes ainsi que leur localisation géographique, car cela peut soulever des questions de conformité.

4. Analyser les processus et responsabilités

Pour chaque traitement identifié, il est crucial de connaître les finalités poursuivies, les acteurs impliqués (internes ou externes) ainsi que leurs rôles respectifs dans le cadre du RGPD. Cela permet notamment d’attribuer les responsabilités en matière de protection des données à caractère personnel.

5. Documenter la cartographie des données

Une fois l’ensemble des informations collectées et analysées, il convient de formaliser la cartographie des données sous un format clair et compréhensible, par exemple sous forme de tableaux ou de schémas récapitulant les flux de données, les traitements associés et les responsabilités afférentes. Ce document constituera la base pour démontrer la conformité avec le RGPD et pour effectuer des mises à jour régulières en fonction des évolutions du contexte législatif ou technologique.

Outils et solutions pour la cartographie des données

Pour assurer une cartographie des données efficace et conforme au RGPD, plusieurs outils sont disponibles :

  • Les logiciels spécialisés : plus performants et adaptés que les simples tableurs, ces logiciels offrent une interface intuitive facilitant la création et la gestion de la cartographie des données;
  • Les solutions intégrées : des logiciels de gestion des données peuvent proposer des modules de cartographie dédiés, permettant d’automatiser certaines tâches et d’uniformiser les pratiques;
  • L’expertise externe : le recours à des consultants spécialisés ou à des prestataires de services informatiques est une option pour bénéficier de compétences pointues et de retours d’expérience sur les enjeux liés au data mapping.

Pour être pleinement efficace, la cartographie des données doit s’inscrire dans un plan d’action global incluant notamment la formation du personnel, l’établissement de procédures adaptées et la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Ainsi, dans un contexte légal toujours plus exigeant et face aux risques accrus que représentent les cyberattaques et les violations de données, la cartographie des données apparaît comme un outil incontournable pour assurer la conformité RGPD et garantir la protection des informations personnelles des citoyens européens.