Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur depuis mai 2018, et il a été un véritable bouleversement pour les entreprises et organisations concernées. L’une des exigences clés de ce règlement est l’adoption du principe d’accountability, autrement dit de responsabilisation. Qu’est-ce que ça signifie concrètement et comment le mettre en pratique ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Comprendre le principe d’accountability
Pour bien comprendre l’esprit du RGPD ainsi que son application, il faut revenir aux fondamentaux : protéger les données personnelles des citoyens européens. Les organisations doivent mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer cette protection, garantir leurs droits et respecter leurs choix. Le principe d’accountability va alors plus loin que la simple conformité aux réglementations, il exige que les entreprises soient capables de démontrer leur engagement en matière de protection des données.
Les obligations liées à l’accountability
Dans le cadre du RGPD, plusieurs obligations sont liées au principe d’accountability :
- Tenir un registre des activités de traitement des données personnelles
- Mettre en place des politiques et procédures internes relatives à la protection des données
- Adopter des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données
- Désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) si nécessaire
- Réaliser des études d’impact sur la protection des données (EIPD) en cas de traitement à risques pour les droits et libertés des personnes concernées
- Coopérer avec l’autorité de contrôle et la consulter lorsqu’une EIPD révèle des risques significatifs
Toutefois, l’accountability ne se limite pas à ces obligations. Sa véritable portée réside dans la capacité des entreprises à instaurer une « culture de la protection des données », où chaque membre de l’équipe est conscient des enjeux et participe activement aux efforts pour y répondre.
Mettre en œuvre l’accountability au quotidien
Pour passer de la théorie à la pratique en matière d’accountability, il convient d’appliquer certaines actions concrètes.
1. Cartographier les traitements de données personnelles
La première étape consiste à identifier tous les traitements de données personnelles réalisés par l’entreprise, qu’ils soient internes ou externalisés auprès de sous-traitants. Cela permet d’avoir une vision globale et précise des flux de données, mais aussi d’identifier les risques potentiels et les mesures à mettre en place.
Ce travail de cartographie constitue la base du registre des traitements, document obligatoire pour les organisations soumises au RGPD.
2. Mettre en place des politiques et procédures internes
Une fois la cartographie effectuée, il est nécessaire de définir les politiques et procédures à suivre pour chaque traitement de données personnelles. Cela peut inclure les règles relatives à la collecte des données, leur stockage, leur accès, leur modification ou suppression, ainsi que leur transfert vers des tiers ou des pays tiers.
Ces politiques et procédures doivent être clairement documentées et communiquées à l’ensemble des salariés, y compris lors de formations spécifiques en matière de protection des données. Il faut également s’assurer qu’elles soient mises à jour régulièrement pour tenir compte des évolutions technologiques et réglementaires.
3. Adopter des mesures de sécurité adaptées
Le niveau de sécurité requis par le RGPD pour la protection des données personnelles dépend de la nature des données traitées, des risques identifiés pour les droits et libertés des personnes concernées et des moyens techniques disponibles.
Plusieurs types de mesures peuvent être mis en œuvre :
- Sécurité physique : accès restreint aux locaux, serveurs sécurisés, etc.
- Sécurité logique : chiffrement des données, authentification forte des utilisateurs, pare-feu, antivirus, etc.
- Sécurité organisationnelle : séparation des fonctions, contrôle des accès aux données, traçabilité des actions sur les données, etc.
- Sensibilisation et formation du personnel : consignes de sécurité, gestion des incidents, etc.
4. Désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO)
Selon le RGPD, certaines organisations sont obligées de désigner un DPO, en particulier celles qui réalisent des traitements à grande échelle, des traitements sensibles ou des surveillances systématiques des personnes concernées. Le DPO, qu’il soit interne ou externe à l’organisation, doit bénéficier de l’autorité, des moyens et des compétences nécessaires pour exercer ses missions de conseil, de contrôle et de coopération avec l’autorité de contrôle.
Adapter les pratiques pour aller plus loin dans l’accountability
Bien que la mise en œuvre des actions précédemment citées permette d’aborder concrètement le principe d’accountability, il est recommandé pour les entreprises de multiplier les démarches afin d’intégrer pleinement cette notion dans leur fonctionnement quotidien.
Intégrer la protection des données dès la conception et par défaut
Ces deux principes clés du RGPD impliquent de prendre en compte les exigences de protection des données dès la phase de conception d’un produit, d’un service ou d’un système, et de limiter au strict minimum nécessaire la collecte, l’utilisation et l’accès aux données personnelles. Cela permet de minimiser les risques et les coûts liés à la conformité au RGPD et à l’accountability.
Mettre en place des mécanismes de contrôle et d’audit
Pour démontrer leur accountability, les entreprises doivent être en mesure de prouver qu’elles appliquent les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données personnelles. Des audits internes et externes peuvent être réalisés, incluant des tests d’intrusion, des revues documentaires ou des entretiens avec les acteurs clés du traitement des données.
Instaurer une culture de protection des données à tous les niveaux
L’accountability ne se limite pas aux fonctions opérationnelles ou informatiques : elle concerne l’ensemble de l’organisation, des dirigeants aux employés en passant par les partenaires externes. Tous doivent être sensibilisés aux enjeux de la protection des données et impliqués dans les efforts pour assurer leur respect.
En somme, l’adoption du principe d’accountability sous le RGPD requiert un travail de fond pour intégrer pleinement la protection des données dans les processus et pratiques des organisations. Ces efforts sont essentiels pour assurer la conformité au règlement, mais surtout pour instaurer une véritable confiance entre les entreprises et les citoyens européens concernant l’utilisation de leurs données personnelles.