Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, un texte législatif européen qui vise à protéger les données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Face à cette nouvelle réglementation, les entreprises doivent adapter leurs pratiques de sous-traitance pour se conformer aux exigences du RGPD. Dans cet article, nous allons explorer les notions clés de sous-traitance et clauses RGPD, et vous donner quelques conseils pour naviguer dans ces nouvelles règles.
Sous-traitance, responsable de traitement et sous-traitant
Pour bien comprendre les enjeux liés à la sous-traitance et au RGPD, il est essentiel de définir trois termes clés :
- La sous-traitance : elle désigne le fait pour une entreprise de confier certaines tâches à une autre entreprise. Dans le cadre du RGPD, cela concerne notamment le traitement des données à caractère personnel.
- Le responsable de traitement : c’est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
- Le sous-traitant : il s’agit de la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.
Dans le cadre du RGPD, le sous-traitant doit accorder une importance particulière à la gestion de ses relations avec les responsables de traitement, notamment en ce qui concerne la sécurisation des données personnelles qu’il traite pour leur compte.
Les clauses RGPD dans les contrats de sous-traitance
Pour être conforme au RGPD, un contrat de sous-traitance doit contenir certaines dispositions spécifiques concernant la protection des données personnelles. Voici les principales clauses à intégrer :
1. L’objet, la durée et la nature du traitement
Il est important que le contrat précise l’objet, la durée et la nature du traitement des données à caractère personnel confiées au sous-traitant par le responsable de traitement. Cette information permettra aux deux parties de déterminer leurs obligations respectives en matière de protection des données.
2. Le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées
Le contrat doit également indiquer clairement quelles sont les données à caractère personnel traitées par le sous-traitant, ainsi que les catégories de personnes concernées par ces données (par exemple, les clients ou les employés du responsable de traitement).
3. Les obligations du sous-traitant en matière de confidentialité
Le sous-traitant doit s’engager, par écrit, à garantir la confidentialité des données à caractère personnel qu’il traite pour le compte du responsable de traitement. Cela inclut notamment l’obligation d’informer et de former les membres de son personnel ayant accès à ces données.
4. Les mesures techniques et organisationnelles mises en place pour garantir la sécurité des données
Le contrat doit décrire précisément les mesures techniques et organisationnelles que le sous-traitant mettra en œuvre afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement des données à caractère personnel, conformément aux exigences du RGPD.
5. La coopération avec le responsable de traitement en cas de violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant doit coopérer activement avec le responsable de traitement, notamment en l’informant dès que possible, et en fournissant toutes les informations nécessaires pour répondre aux obligations légales liées à cette violation (notamment l’information des personnes concernées et la notification à l’autorité de contrôle).
6. L’assistance au responsable de traitement dans le cadre de l’exercice des droits des personnes concernées
Le sous-traitant doit également assister le responsable de traitement dans la gestion des demandes des personnes concernées qui souhaitent exercer leurs droits prévus par le RGPD (droit d’accès, de rectification, d’effacement, etc.).
Bonnes pratiques pour naviguer dans les exigences contractuelles du RGPD
Afin de faciliter la mise en conformité avec les clauses RGPD dans les contrats de sous-traitance, voici quelques bonnes pratiques :
- Désigner un responsable de la protection des données (DPO) : ce rôle est essentiel pour superviser et coordonner les efforts de mise en conformité avec le RGPD au sein de l’entreprise, notamment en matière de gestion de la sous-traitance.
- Réaliser une cartographie des traitements de données à caractère personnel : cela permettra d’identifier les partenaires de sous-traitance concernés par ces traitements et de mettre à jour les contrats existants, le cas échéant.
- Mettre en place un processus de suivi des contrats de sous-traitance : la mise en conformité ne se limite pas à la signature du contrat. Il convient également de s’assurer régulièrement que les obligations contractuelles sont effectivement respectées par le sous-traitant.
- Intégrer la protection des données dans le processus d’évaluation et de sélection des sous-traitants : avant de nouer un partenariat avec un nouveau sous-traitant, il est recommandé d’évaluer sa capacité à respecter les exigences du RGPD dans la manière dont il traite les données à caractère personnel.
En somme, la mise en conformité avec les clauses RGPD dans les contrats de sous-traitance nécessite une bonne compréhension des enjeux spécifiques liés au traitement de données à caractère personnel par des tiers. En suivant les conseils et bonnes pratiques présentés dans cet article, vous pourrez naviguer avec plus de sérénité dans cet univers réglementaire complexe.