Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises doivent se conformer à cette nouvelle réglementation qui vise à protéger les données personnelles des citoyens européens. Cela nécessite la mise en place de mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des informations traitées. Afin d’aider les professionnels dans cette démarche, de nombreux outils ont été développés pour faciliter leur mise en conformité avec le RGPD.
Pourquoi avoir recours à des outils RGPD ?
La mise en conformité avec le RGPD peut être un processus complexe et chronophage pour certaines entreprises, surtout pour celles qui ne disposent pas d’une expertise interne en matière de protection des données. Les outils RGPD ont pour objectif de guider et d’accompagner les professionnels dans l’identification des actions à mener pour respecter cette réglementation.
Les bénéfices de ces outils sont multiples :
- Simplification : les logiciels permettent d’automatiser certaines tâches liées au RGPD et de structurer sa démarche de conformité.
- Gain de temps : grâce aux fonctionnalités proposées par ces outils, les entreprises peuvent gagner du temps dans la réalisation de leurs obligations légales.
- Centrage sur son coeur de métier : en déléguant certaines responsabilités à des logiciels, l’entreprise peut dédier ses ressources humaines et financières aux activités qui représentent sa valeur ajoutée.
Quels types d’outils utiliser pour faciliter la conformité au RGPD ?
Les solutions de cartographie des données personnelles
Une étape clé de la mise en conformité avec le RGPD est la réalisation d’un inventaire des traitements de données effectuées par l’entreprise. Cette opération complexe peut être facilitée par l’utilisation de logiciels de cartographie des données personnelles. Ces outils permettent de recenser les différentes données collectées et traitées, ainsi que les finalités associées, les personnes concernées ou encore les éventuels sous-traitants impliqués dans ces traitements.
Les plateformes de gestion des consentements
Le RGPD impose aux entreprises de recueillir un consentement éclairé et explicite des utilisateurs avant de traiter leurs données personnelles. Les outils de gestion des consentements offrent une solution pratique pour mettre en place un mécanisme conforme aux exigences du Règlement. Ils permettent notamment de :
- personnaliser le contenu et l’apparence du message d’information sur les cookies,
- collecter et conserver les preuves de consentement,
- rendre possible la modification ou la révocation du consentement en tout temps par l’utilisateur.
Les logiciels de mise en conformité avec le RGPD « clé en main »
Destinés aux entreprises ne disposant pas de compétences spécifiques en matière de protection des données, ces logiciels fournissent une boîte à outils complète pour accompagner leurs utilisateurs dans la mise en conformité avec le RGPD. Parmi les fonctionnalités proposées on retrouve :
- la création automatique de documents tels que le registre des traitements, les clauses contractuelles types ou encore les politiques de confidentialité,
- un système d’alerte pour signaler les éventuelles mises à jour réglementaires,
- des tableaux de bord pour suivre les actions de mise en conformité et leur avancement.
Trouver le bon outil RGPD pour son entreprise
Afin de sélectionner l’outil RGPD le plus adapté à ses besoins, l’entreprise doit tenir compte de différents critères :
- Ses ressources internes : disposer au sein de l’équipe d’un responsable de la protection des données (DPO) peut orienter vers certains outils, tandis qu’une expertise limitée nécessitera un logiciel plus complet et facile d’utilisation.
- La taille de l’entreprise : selon le nombre d’utilisateurs et la quantité de données traitées, certaines solutions seront plus pertinentes que d’autres.
- L’activité de l’entreprise : certains secteurs d’activité sont soumis à des exigences particulières en matière de protection des données (santé, banque…), il est donc essentiel de prendre en compte ces spécificités lors du choix d’un outil.
- Le budget : les tarifs des solutions RGPD varient et doivent être évalués en fonction des besoins et des moyens de l’entreprise.
Ainsi, le recours à des outils RGPD est une solution efficace pour simplifier la mise en conformité des entreprises et leur permettre de se concentrer sur leurs activités principales. De nombreux logiciels sont disponibles, du simple gestionnaire de consentements à la plateforme complète d’accompagnement, et peuvent s’adapter à différentes configurations et budgets.